Probamos 5 herramientas de IA para un pequeño negocio: cuál usaríamos para cada tarea

Cada semana aparecen nuevas herramientas de inteligencia artificial prometiendo ayudarnos a trabajar más rápido.

El problema es que leer una lista de funciones no siempre responde a la pregunta que realmente nos interesa:

¿Para qué utilizaríamos cada herramienta en un pequeño negocio?

Para averiguarlo decidimos probar cinco herramientas conocidas en situaciones concretas de un negocio ficticio.

No queríamos hacer otro ranking basado en especificaciones.

Queríamos utilizarlas.

Las cinco fueron:

ChatGPT;
Claude;
Perplexity;
Canva IA;
Notion AI.

Y a cada una le dimos una tarea diferente.

Cómo hicimos la prueba

Utilizamos nuevamente Café Norte, la cafetería ficticia que ya empleamos en nuestro Experimento #001.

En lugar de pedir a las cinco herramientas que hicieran exactamente lo mismo, intentamos utilizar cada una en una tarea donde tuviera sentido.

Probamos:

Herramienta	Tarea
ChatGPT	Organizar una mañana de trabajo
Claude	Comprender una incidencia y redactar una respuesta
Perplexity	Investigar datos actuales con fuentes
Canva IA	Crear una publicación para Instagram
Notion AI	Convertir notas desordenadas en tareas

No medimos cuál era “más inteligente”.

Evaluamos algo bastante más práctico:

¿Nos resultó útil para esa tarea concreta?

Resumen rápido

Herramienta	La usaríamos principalmente para	Nuestra impresión
ChatGPT	Organización y planificación	Muy versátil y rápido para estructurar información
Claude	Redacción y comprensión de textos	Buena redacción, aunque el tono necesitó ajuste
Perplexity	Investigación	Excelente punto de partida si revisamos las fuentes
Canva IA	Crear piezas visuales rápidamente	Buen primer resultado, pero la iteración fue limitada en nuestra prueba
Notion AI	Convertir notas en trabajo organizado	Especialmente bueno separando tareas, decisiones y contexto

No encontramos un ganador absoluto.

Y eso fue precisamente lo más interesante.

1. ChatGPT — para organizar y planificar

La primera prueba consistió en darle a ChatGPT una mañana bastante cargada.

Café Norte tenía:

una reserva para 14 personas a las 10:00;
dos personas veganas;
poco stock de vasos;
un posible retraso del proveedor de leche;
una promoción activa;
una factura pendiente;
contenido para Instagram;
y un datáfono que había fallado recientemente.

Le pedimos que organizara la mañana hasta las 12:00 y priorizara según impacto en clientes y funcionamiento.

Qué hizo bien

La respuesta separó claramente las tareas según el momento del día.

Colocó entre las prioridades principales:

comprobar el datáfono;
revisar leche y vasos;
preparar la reserva;
verificar las opciones veganas;
y comprobar que la promoción pudiera atenderse con el stock disponible.

También dejó factura e Instagram para momentos donde el servicio lo permitiera.

Ese criterio nos pareció razonable.

Además, distinguió qué cuestiones requerían una decisión humana.

Por ejemplo:

buscar otro proveedor si faltaba leche;
decidir qué hacer si faltaban vasos;
confirmar alternativas para las opciones veganas;
o establecer otro método de cobro si el datáfono seguía fallando.

Lo que revisaríamos

Hubo un detalle curioso.

Incluyó una sección titulada algo parecido a un seguimiento completado con “8 de 8”, aunque estábamos hablando de una planificación futura.

La información era útil, pero visualmente podía interpretarse como si esas tareas ya estuvieran terminadas.

Es un ejemplo pequeño de algo que conviene recordar:

una respuesta bien estructurada todavía necesita una lectura humana.

¿Para qué lo usaríamos?

ChatGPT nos parece especialmente útil como herramienta generalista para:

organizar;
planificar;
estructurar información;
generar borradores;
y pensar sobre problemas operativos.

No necesariamente porque tome mejores decisiones que una persona que conoce el negocio.

Sino porque ayuda a poner orden rápidamente.

2. Claude — para trabajar textos

Para Claude elegimos una tarea diferente.

Le proporcionamos unas notas internas sobre una incidencia durante una reserva.

Había 18 personas.

Dos habían solicitado opciones veganas.

Una persona tenía intolerancia al gluten.

Las opciones veganas estaban preparadas, pero la opción sin gluten se retrasó aproximadamente 15 minutos.

La clienta agradeció el trato del personal, aunque comentó que la demora había dificultado el inicio de su reunión.

Queríamos dos resultados:

un resumen interno;
un mensaje para la clienta.

Qué hizo bien

El resumen separó correctamente los hechos de las posibles mejoras.

No mezcló opiniones con información objetiva.

También identificó una mejora bastante razonable:

revisar cómo se registran y preparan las necesidades especiales en reservas de grupo.

El mensaje para la clienta también sonaba bastante natural.

Reconocía el retraso, agradecía el comentario sobre el equipo y explicaba que se revisaría el proceso.

Lo que tuvimos que cambiar

Tuvimos que pedirle que se disculpara menos.

La primera versión daba demasiado peso a las disculpas para el tono que queríamos.

Después del ajuste, el resultado nos pareció mucho más apropiado para una cafetería cercana.

Esto conecta con algo que ya habíamos observado anteriormente:

una IA puede redactar correctamente y aun así no conocer exactamente la personalidad que quieres transmitir.

¿Para qué lo usaríamos?

Claude nos resultó especialmente interesante para:

redactar;
reorganizar información;
resumir situaciones;
y convertir notas en textos más naturales.

Pero el tono final todavía debería revisarlo una persona.

3. Perplexity — para investigar

Aquí cambiamos completamente de tarea.

Pedimos información reciente sobre el uso de inteligencia artificial entre pymes y pequeñas empresas españolas.

Además solicitamos:

estadísticas;
fecha de publicación;
fuente exacta;
enlace;
y explicación del dato.

Qué hizo bien

Perplexity devolvió rápidamente diferentes datos sobre adopción de IA en España y acompañó las afirmaciones con enlaces.

También explicó las diferencias entre distintas definiciones de:

empresa;
pyme;
microempresa;
y uso de inteligencia artificial.

Los enlaces que comprobamos funcionaban.

No fue necesario pedir una segunda respuesta.

Y, como herramienta para comenzar una investigación, la experiencia fue muy cómoda.

El detalle importante: citar no siempre significa llegar a la fuente original

Le habíamos pedido específicamente priorizar fuentes primarias.

Sin embargo, en algunos casos identificaba correctamente el estudio original pero utilizaba como evidencia artículos de medios o publicaciones secundarias que hablaban sobre ese estudio.

Por ejemplo, podía decir que un dato procedía de determinado barómetro, pero dirigirnos a una noticia que resumía el barómetro.

Eso no hace que el resultado sea inútil.

Pero sí cambia cómo lo utilizaríamos.

Perplexity nos parece una herramienta muy buena para:

encontrar rápidamente dónde investigar.

No necesariamente para:

copiar una cifra y publicarla sin abrir la fuente.

¿Para qué lo usaríamos?

Para Jiménez Lab, bastante.

Especialmente para:

encontrar estudios;
localizar estadísticas;
descubrir informes;
comparar fuentes;
y comenzar una investigación.

Pero siempre abriríamos los enlaces antes de publicar.

Nuestra regla sería:

Perplexity encuentra. Nosotros verificamos.

4. Canva IA — para crear una pieza visual rápidamente

Para Canva utilizamos una promoción ficticia de Café Norte.

El briefing era sencillo:

Café + tostada + zumo natural — 6,90 €

Disponible:

lunes a viernes, 8:00–11:30

Para recoger.

Queríamos una publicación de Instagram cálida, cotidiana y propia de una cafetería.

El primer resultado nos sorprendió

Canva generó una pieza con:

Café Norte claramente visible;
el producto;
el precio correcto de 6,90 €;
el horario correcto;
y la indicación “Para recoger”.

Visualmente era bastante limpia y entendible.

La respuesta fue sencilla:

sí, la publicaríamos.

No era necesariamente el diseño definitivo que elegiríamos después de varias horas trabajando una campaña.

Pero para haber partido únicamente de una descripción, el resultado era perfectamente utilizable.

El problema apareció cuando quisimos mejorarla

Queríamos pedir un pequeño cambio:

hacer que la imagen tuviera todavía más aspecto de cafetería.

En nuestra prueba, al intentar continuar con esa modificación, Canva nos indicó que necesitábamos acceder a una función premium.

Ahí encontramos su principal limitación durante la experiencia.

El primer resultado fue bueno.

La capacidad para seguir iterándolo con IA fue mucho más limitada dentro de lo que teníamos disponible.

Esto puede depender del plan, las funciones disponibles y los cambios que Canva realice con el tiempo.

Por eso no lo trataríamos como una limitación universal de la herramienta.

Es simplemente lo que ocurrió en nuestra prueba.

¿Para qué lo usaríamos?

Para crear rápidamente:

publicaciones;
propuestas visuales;
promociones;
primeras versiones;
y material que después podamos ajustar.

Especialmente cuando no queremos empezar un diseño completamente desde cero.

5. Notion AI — para convertir notas en acciones

Notion AI fue probablemente la herramienta que más nos sorprendió por ser algo diferente a lo que ya utilizábamos.

Le dimos unas notas desordenadas de Café Norte.

Entre ellas aparecían cosas como:

pocos vasos;
proveedor disponible el jueves;
factura pendiente;
una cafetera haciendo ruido;
una reserva futura;
una posible publicación de Instagram;
productos de limpieza;
una promoción que había generado más pedidos;
y un datáfono que esa semana no había fallado.

Le pedimos separar:

tareas concretas;
urgencias;
decisiones pendientes;
y simple contexto.

El resultado fue especialmente limpio

Notion AI identificó como urgentes:

confirmar los vasos;
comprar productos de limpieza;
y preparar la reserva.

Colocó como tareas normales:

revisar la factura;
y preparar Instagram.

Separó correctamente la decisión sobre continuar la promoción.

Y dejó como contexto:

que la promoción estaba funcionando;
que la cafetera había hecho ruido;
y que el datáfono no había fallado.

Esto último nos pareció especialmente interesante.

No convirtió toda frase en una tarea.

Distinguió entre:

algo que debemos hacer

algo que simplemente debemos saber.

¿Para qué lo usaríamos?

Para personas que ya trabajan con notas, reuniones o información dentro de Notion, esta función puede tener bastante sentido.

Nosotros lo utilizaríamos para:

transformar notas en tareas;
limpiar información después de una reunión;
separar decisiones de acciones;
y organizar pendientes.

Nuestra impresión después de probarlo fue sencilla:

organiza sorprendentemente bien el caos.

Entonces, ¿cuál es la mejor?

Después de utilizar las cinco, creemos que esa pregunta está mal planteada.

No elegiríamos una única herramienta para todo.

Elegiríamos según el problema.

Si necesitamos organizar o pensar

ChatGPT.

Si necesitamos trabajar cuidadosamente un texto

Claude.

Si necesitamos empezar una investigación

Perplexity.

Si necesitamos una creatividad visual rápidamente

Canva IA.

Si tenemos muchas notas y necesitamos convertirlas en acciones

Notion AI.

Eso no significa que las otras herramientas no puedan hacer algunas de esas tareas.

Existe bastante solapamiento entre ellas.

Pero después de nuestras pruebas, esas fueron las funciones donde cada una nos resultó más natural.

Lo que ninguna hizo por nosotros

Hay algo que las cinco pruebas tuvieron en común.

Seguimos necesitando una persona.

Para decidir si una prioridad era razonable.

Para saber si una disculpa sonaba demasiado intensa.

Para comprobar una fuente.

Para decidir si una creatividad representaba realmente el negocio.

Para validar qué tarea tenía sentido ejecutar.

La inteligencia artificial redujo trabajo.

No eliminó el criterio.

Y esa sigue siendo probablemente una de las conclusiones que más se repiten en nuestras pruebas.

Una herramienta no merece la pena solo porque tenga IA

Esta comparativa también nos dejó otra idea.

No queremos llenar Jiménez Lab de listas interminables de herramientas.

Una aplicación puede tener veinte funciones de inteligencia artificial y aun así no resolver ningún problema que tengamos.

Nos interesa algo bastante más sencillo:

¿Qué trabajo nos ayuda a hacer mejor?

Si la respuesta no está clara, probablemente no necesitamos esa herramienta.

Nuestra combinación ideal después de esta prueba

Para un pequeño negocio que esté empezando a utilizar IA, no creemos que haga falta contratar cinco servicios inmediatamente.

De hecho, nosotros no lo haríamos.

Empezaríamos con una herramienta generalista.

Aprenderíamos qué tareas realmente nos ayuda a resolver.

Y solamente añadiríamos una herramienta especializada cuando aparezca una necesidad concreta.

Por ejemplo:

Necesitamos investigar mucho → probamos Perplexity.

Tenemos un flujo constante de diseños → valoramos Canva.

Trabajamos todo el día con notas y proyectos → Notion AI puede empezar a tener sentido.

La herramienta debería llegar después del problema.

No al revés.

Limitaciones de esta comparativa

Esta prueba tiene límites importantes.

No realizamos un análisis exhaustivo de cada plataforma.

Probamos:

cinco herramientas;
una tarea principal por herramienta;
dentro del contexto de un negocio ficticio;
en un momento concreto.

Los productos, planes y funciones de estas plataformas pueden cambiar.

Además, una persona que utilice habitualmente alguna de estas herramientas probablemente obtendrá resultados diferentes.

Por eso este artículo no pretende demostrar que:

“Claude es mejor escribiendo”

“ChatGPT es la mejor herramienta para negocios”.

Lo que podemos decir es mucho más concreto:

En las tareas que probamos, cada herramienta nos resultó especialmente útil para un tipo diferente de trabajo.

Y eso es suficiente para empezar a tomar mejores decisiones.

¿Con cuál empezaríamos?

Si un pequeño negocio todavía no utiliza ninguna herramienta de IA, comenzaríamos con una herramienta generalista y una tarea repetitiva.

No intentaríamos transformar toda la empresa el primer día.

Podríamos empezar simplemente por:

organizar tareas;
redactar un primer borrador;
resumir información;
o preparar una semana.

Después observaríamos si realmente ahorra trabajo.

Ese es precisamente el enfoque que utilizamos en nuestro primer experimento.

Experimento #001: Probamos ChatGPT en 5 tareas →

También hemos preparado una guía completa para planificación:

Cómo organizar la semana de un pequeño negocio con ChatGPT →

Y una colección práctica:

7 prompts de ChatGPT para pequeños negocios →

Quédate con esto

No necesitas utilizar todas las herramientas de inteligencia artificial.

Necesitas identificar qué parte de tu trabajo quieres mejorar.

Después puedes buscar la herramienta adecuada.

En nuestras pruebas:

ChatGPT organizó.

Claude redactó.

Perplexity investigó.

Canva diseñó.

Notion convirtió notas en acciones.

Cinco herramientas.

Cinco trabajos diferentes.

Y ninguna sustituyó la parte más importante:

decidir qué resultado realmente nos sirve.

Menos promesas. Más pruebas.

— Jiménez Lab